Khi tồn kho an toàn chỉ còn là tồn kho

01Từ đúng lúc, đến phòng hờ — rồi thành thói quen

Quản trị tồn kho truyền thống đề cao hiệu quả: giữ đủ hàng đáp ứng nhu cầu mà không giam vốn không cần thiết.

Những giai đoạn đứt gãy chuỗi cung ứng đã thách thức cách tiếp cận này. Doanh nghiệp tăng lượng dự trữ để phòng ngừa bất định.

Lớp bảo vệ đó có thể mang lại giá trị.

Tuy nhiên, chính sách được áp dụng trong hoàn cảnh đặc biệt có thể âm thầm trở thành thông lệ vận hành lâu dài.

Rủi ro ban đầu có thể đã giảm, nhưng lượng mua, điểm đặt hàng lại và mức tồn kho an toàn vẫn giữ nguyên.

Khi ấy, doanh nghiệp không nhất thiết đang giữ hàng vì rủi ro còn đủ lớn để biện minh.

Có thể doanh nghiệp chỉ đang giữ hàng vì đã quen làm như vậy.

02Cam kết vốn ít được nhìn thấy

Giả sử một doanh nghiệp phân phối có giá vốn hàng bán hằng năm là 12 triệu USD.

Ban điều hành nâng số ngày tồn kho từ 45 lên 75 ngày để phòng ngừa gián đoạn nguồn cung.

Ví dụ giả định. Tồn kho bình quân được ước tính bằng giá vốn hằng năm ÷ 365 × số ngày tồn kho.

Quyết định này cần thêm gần 1 triệu USD vốn lưu động.

Với chi phí tài trợ vốn giả định 10% mỗi năm, chi phí tăng thêm khoảng 99.000 USD/năm, chưa tính lưu kho, bảo hiểm, xử lý hàng và lỗi thời.

Khoản chi này có thể hợp lý nếu lượng hàng bổ sung giúp tránh mất doanh thu đáng kể hoặc gián đoạn sản xuất.

Nhưng nếu gián đoạn nguồn cung đã kết thúc thì sao?

Doanh nghiệp có thể vẫn trả tiền cho một lớp bảo vệ không còn cần thiết.

03Câu hỏi Finance cần đặt ra

Một báo cáo tài chính thông thường có thể nêu số ngày tồn kho tăng từ 45 lên 75 ngày.

Điều đó nhận diện triệu chứng, nhưng chưa cho biết quyết định có hợp lý về mặt kinh tế hay không.

Một Giám đốc Tài chính cần hỏi sâu hơn:

• Sản phẩm nào thực sự cần thêm tồn kho an toàn?
• Xác suất hết hàng và tác động tài chính là bao nhiêu?
• Cần thêm bao nhiêu hàng để giảm rủi ro đó?
• Lợi ích kỳ vọng có vượt chi phí tài trợ vốn, lưu kho và lỗi thời không?
• Những giả định nền tảng của chính sách tồn kho đã thay đổi chưa?

Mục tiêu không phải giảm tồn kho bằng mọi giá.

Cắt giảm quá mạnh có thể làm giảm chất lượng phục vụ, gián đoạn sản xuất và mất cơ hội bán hàng.

Mục tiêu là giữ đúng lượng hàng, vì đúng lý do kinh tế.

04Từ báo cáo tồn kho đến phân bổ vốn

Không nên đánh giá tồn kho chỉ bằng vòng quay và báo cáo tuổi hàng.

Đây còn là quyết định phân bổ vốn.

Mỗi đồng vốn dành cho tồn kho là một đồng không thể dùng cho mục đích khác: mở rộng kinh doanh, trả nợ, đầu tư công nghệ hoặc duy trì thanh khoản.

Góc nhìn này thay đổi cuộc trao đổi giữa Finance, Kinh doanh, Mua hàng và Vận hành.

Thay vì chỉ hỏi doanh nghiệp giữ bao nhiêu hàng, ban điều hành cần hỏi lượng hàng đó tạo ra hoặc bảo vệ giá trị gì.

Câu hỏi cốt lõi không phải tồn kho có cao hay không. Mà là vốn dành cho tồn kho còn được biện minh bởi giá trị nó bảo vệ hay không.